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 (Excel)ピボットテーブルの使いどころ

ピボットテーブルはExcelらしさの最たる機能だと思います。活用のし甲斐のある非常に優れた機能であり、且つ、使い方もさほど難しくはありません。しかし、ピボットテーブルが活躍している場が、さほど多くはないと思うのは私だけでしょうか。

ピボットテーブルで、最も見落としてはならない機能はグループ化の存在です。この存在を知っているか知らないかで、ピボットテーブルを使ってみようという意欲が断然異なります。ぜひこの機会にグループ化をマスターしておきましょう。

グループ化で非常に重宝するのが日付のグループ化です。データを月別、四半期別、年別等にグループ化してくれます。つまり、縦軸に項目、横軸に月別の集計表を作っておき、そのマトリクスの中にデータを手入力する姿をよく見かけますが、データはあくまで行方向に入力し、データの日付は一列に記録するデータテーブルを作っておけば、ピボットテーブルのグループ化によって、横軸に月別の集計がなされるわけです。

また、グループ化は、例えば点数を5点刻み、10点刻みにグループ化して度数分布を取得するという使い方においても、非常に力を発揮しますし、年代別や金額別の集計等にも役に立ちます。

とはいえ、ここまでの説明だと、ピボットテーブルはクロス集計がすぐできるというだけで、多少の手間ひまをかければ、ピボットテーブルを使わないでも関数、あるいはVBAでクロス集計がつくれますので、ピボットテーブルを使わないという選択肢も残ってしまいます。

私が一番ピボットテーブルを使っていて「ありがたい」と思うときは、予算編成のときです。予算編成はボトムアップ、トップダウンで何度も予算が見直され、その都度データの修正が必要になります。複雑な表を多数構築していた場合、数字にわたるデータ修正の結果、各表が整合性をとらなくなってしまうことは少なくありません。

こうしたとき、ピボットテーブルを活用して、データを一元管理し、データと集計表が完全にリンクされていると表同士の整合性はキープされます。

表同士の整合性だけであれば、関数を丁寧に活用して集計表を作れば済む話と言われるかもしれませんが、得てして予算編成においては、勘定科目を新設することが少なくありません。科目が一つ増えるたびに表のレイアウトを修正し、関数を埋め込む作業は気が滅入りますし、忘れて整合性を欠如させる原因です。ピボットテーブルは、リフレッシュボタンを押すだけで、勘定科目の追加にも整合的に対応してくれるわけで、「ピボットテーブルの使いどころはまさにここだ」と思っています。

なお、データ行が増えてピボットテーブルの集計対象範囲が変化することを想定し、シートが非アクティブになるタイミングでセル範囲の定義を書き換えるマクロを埋めておくことをお勧めします。

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